Resolvemos todas las dudas técnicas y consultas sobre cumplimiento legal (500 - 600 / año)Las Entidades de Certificación / Acreditación suelen considerar nuestro servicio como punto fuerte en las correspondientes auditorías externasSomos expertos en legislación en Medio Ambiente, Prevención de Riesgos Laborales y Seguridad Industrial; nuestra obsesión es optimizar y garantizar su cumplimientoBuscamos siempre la satisfacción del usuario, la excelencia y la mejora continua; su fidelidad es nuestra mejor recompensaNo mantenemos ninguna relación contractual con otras empresas de consultoría/certificación. Somos totalmente independientes, lo que aporta total confianza y credibilidadAsesoramos actualmente a casi 350 centros en toda España, algunos de ellos de enorme complejidad técnicaUtilizamos un lenguaje técnico; nuestro interlocutor lo valora especialmente y nos comprende perfectamenteEstamos constantemente al corriente de las novedades legislativas, extractamos sus requisitos, los asignamos de forma personalizada y los interpretamos técnicamenteSomos formadores, realizamos cursos Estamos especializados en la normativa que afecta a los SG ISO 14001 / EMAS / OHSAS 18001 / ISO 50001 Realizamos frecuentes mejoras en nuestra base de datos para aumentar sin coste adicional alguno su valor añadido
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Las Entidades de Certificación / Acreditación suelen considerar nuestro servicio como punto fuerte en las correspondientes auditorías externas
Somos expertos en legislación en Medio Ambiente, Prevención de Riesgos Laborales y Seguridad Industrial; nuestra obsesión es optimizar y garantizar su cumplimiento
Buscamos siempre la satisfacción del usuario, la excelencia y la mejora continua; su fidelidad es nuestra mejor recompensa
No mantenemos ninguna relación contractual con otras empresas de consultoría/certificación. Somos totalmente independientes, lo que aporta total confianza y credibilidad
Asesoramos actualmente a casi 350 centros en toda España, algunos de ellos de enorme complejidad técnica
Utilizamos un lenguaje técnico; nuestro interlocutor lo valora especialmente y nos comprende perfectamente
Estamos constantemente al corriente de las novedades legislativas, extractamos sus requisitos, los asignamos de forma personalizada y los interpretamos técnicamente
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Actualidad

Requisitos legales en un S.G. ISO 14001 / EMAS / OHSAS 18001: Puntos clave si subcontratamos la identificación a una empresa externa.

27.09.2014 -

Hoy en día la inmensa mayoría de actividades con Sistemas de Gestión certificados subcontrata a una empresa externa la identificación de los requisitos legales aplicables. Se requiere mucho tiempo, formación y experiencia para hacerlo bien. Hay varias empresas que se dedican a ello en España, cada una con su propia metodología, siendo la relación coste-prestaciones-valor añadido muy diferente entre ellas.

En general el coste es muchas veces la única variable a tener en cuenta para seleccionar  nuestro proveedor, sin analizar con detalle el servicio ofrecido, pros y contras.

Comentamos aquí varias dudas estratégicas muy importantes a debatir previamente con los proveedores para poder escoger bien la opción que más nos convenza / interese. ¿Te las has planteado alguna vez?

1)     ¿Qué se considera un requisito legal?

Pregunta no tan "tonta” como pueda parecer inicialmente. Es la base de todo. ¿Los requisitos son resúmenes, son "copy + paste” del texto legal inicial o del texto refundido vigente? ¿Qué se entiende como requisito?  ¿Quién los extracta? ¿Qué formación y experiencia tiene? ¿Es jurista o técnico? ¿Puedo en 60” tener una idea clara de lo qué debo hacer?

Reflexión: un requisito que afecta directamente al instalador-mantenedor externo contratado, pero también indirectamente a mi centro, ¿me lo asignarán?

2)     ¿Qué es medio ambiente y donde fijamos la frontera?

Temas como legionella, REACH, ADR, biocidas, fitosanitarios, APQ, equipos a presión, seguridad producto, ¿entran o no?

Reflexión: los auditores externos tienen criterios muy diversos y suelen exigir a veces aspectos que a priori no tienen nada que ver con el medio ambiente. La única solución: dialogar y pactar

3)     Asignación manual o automática

¿Cómo elabora el proveedor inicialmente la lista de los requisitos legales aplicables al centro y la mantiene actualizada? ¿Rellenamos una breve encuesta online? ¿Visita el centro? ¿Lo hace manualmente? ¿Verifica que nuestras respuestas son correctas y coherentes?

Reflexión: La asignación perfecta no existe, es inviable técnica y económicamente, y por tanto, siempre habrá un % de "no me afecta”. Ahora bien, ¿son pocos, bastantes, demasiados?¿Verifica al final el proveedor que nuestra lista es correcta y coherente?

4)     Grado de personalización

Relacionada con la cuestión anterior. Cuanto más específicos y concretos sean los requisitos extractados, y cuanta más información técnica le hayamos suministrado al proveedor sobre nuestro centro, más "descartes” podrá hacer con lo que no nos afecta, y por tanto, mayor grado de personalización puede conseguir en nuestra lista de requisitos aplicables.

Reflexión: la información técnica que proporcionamos de partida es el punto clave. Cuanta mayor información, veracidad y detalle suministremos al proveedor, más se acercará la foto a nuestra realidad si éste trabaja bien y de forma realmente personalizada. Ahora bien, estos descartes, ¿los hace una persona o una máquina? ¿Se analiza el contexto? ¿Se detectan incongruencias y errores? ¿Cuántos requisitos que realmente no me aplican hay en mi lista? ¿Cuánto tiempo perdemos leyendo cosas que no nos afectan?

5)     Extractar requisitos "imposibles”

De determinadas disposiciones, como el REACH, MARPOL, o el ADR, es imposible una correcta extracción y asignación de requisitos. Son demasiado largos, y especialmente, hay infinitas casuísticas al respecto. ¿Cómo trabaja el proveedor este tema?

Reflexión: ¿cómo vamos a evaluar correctamente algo de lo que no se pueden identificar bien sus requisitos legales?

6)     Estrategia en caso de umbrales

Algunas disposiciones importantes se basan y se gestionan según umbrales de afectación, como potencias térmicas, caudales de consumo / vertido, kg de materias peligrosas almacenadas, etc.

Si estoy por debajo no me afecta, y si estoy por encima sí. Puede haber varios / muchos tramos. Pero mi realidad puede cambiar a corto plazo. ¿Cómo trabajará  este punto el proveedor? ¿Cómo sabrá si cambio de umbral? ¿Qué pasa si es el umbral legal el que cambia?

7)     Afectaciones futuras

¿Cómo se gestiona un requisito legal que entrará en vigor de aquí unos años? ¿Y los requisitos de obras o desmantelamientos si no he hecho aún obras o desmantelado nada?

Reflexión: estos requisitos deberíamos conocerlos, ya que no sabemos nunca cuando nos pueden afectar; otro tema es como vamos a evaluarlos.

8)     Actualización de los datos de mi centro

Relacionada con la cuestión anterior. Está claro que mis requisitos pueden cambiar porqué cambia la normativa y/o porqué mi centro evoluciona y se modifica. ¿Cómo sabe el proveedor que mis datos y gestión han cambiado? ¿Cuánto tardará en actualizar mi lista? ¿Qué conllevan estos cambios en cuanto al cumplimiento legal? ¿Cuán rápido y ágil es el intercambio de información entre ambas partes?

Reflexión (ejemplo): soy AAI, cambio el proceso, y dejo de serlo (o viceversa). ¿Cómo gestiono este cambio? ¿Cómo se actualizan mis requisitos legales? ¿Cómo se fácilmente lo que tengo que hacer / no tengo que hacer ahora?

9)     Listas editables o no manipulables

El proveedor me elabora la lista de los requisitos, pero, ¿puedo yo alterarla /modificarla / editarla / borrarla?  ¿En base a qué criterios?  ¿Quién se hace responsable en caso de error? ¿Puedo eliminar algo que no cumplo?

10)  Grado de autosuficiencia

¿La nueva normativa publicada "entra directamente en mi lista” o tengo que descartar yo mismo y/o verificar que me afecta / no me afecta?

Reflexión: ¿Cuán autosuficiente es el proveedor? ¿Cuánto quiero que lo sea para que no "me moleste” y haga él todo el trabajo en la medida de lo posible?

11)  Búsquedas legislativas complejas

Tarde o temprano voy a tener algún problema de cumplimiento y necesitar acceder a la base de datos para realizar búsquedas complejas y rápidas que sean "automáticas”. Por ejemplo, ¿puedo buscar los requisitos concretos de limpieza y desinfección de la legionella, del control de temperaturas del RITE, de la revisión de duchas-lavaojos de la APQ, de la calibración de los contadores, etc.?

Reflexión: no nos vale con la normativa de base asociada a un problema, necesitamos los requisitos específicos que nos afecten al centro y que respondan a nuestras dudas para no perder el tiempo leyendo inútilmente; por lo tanto necesitamos múltiples y potentes buscadores y filtros.

12)  Interpretaciones

Como todos bien sabemos, hay artículos que son totalmente interpretables. ¿La potencia es nominal o total? ¿El productor es pequeño o grande? ¿Las fechas son por días hábiles o  naturales? ¿La declaración de envases debe reflejar el mercado español, europeo o mundial?

Reflexión: ¿El proveedor interpreta la normativa? ¿Sabemos con certeza que es una interpretación suya? ¿Qué seguridad tenemos de que no se equivoque? ¿Hay trazabilidad con sus fuentes?

13)  Consultas técnicas

Relacionada con la cuestión anterior. A veces no todo es blanco o negro, muchas veces es gris. Me iría bien la ayuda de un experto.

Reflexión: ¿Qué contactos tiene en la Administración el proveedor?¿Puedo enviarle cualquier duda sobre cumplimiento legal? ¿Ha resuelto dudas similares con otros clientes?

14)  Diversidad por CCAA

Relacionada con la cuestión anterior. La normativa de base debe ser aplicada y ejecutada por las CCAA, y cada una puede tener su propio criterio. A veces hay criterios divergentes entre CCAA. A veces estos criterios cambian con rapidez. Tenemos un ejemplo clarísimo con la declaración de residuos y la nueva Ley 22/2011. ¿Cómo trabaja el proveedor este problema? ¿Sabemos la opinión de las diversas CCAA para un mismo requisito legal? ¿Cada cuánto se actualiza esta información?

15)  Normativa no oficial

Relacionada con la cuestión anterior. En algunos casos determinados procedimientos y/o criterios no están regulados en los boletines oficiales, sino en las páginas web de las diversas Consejerías / Entes oficiales (las cuales por cierto se modifican con bastante frecuencia). ¿Cómo nos enteramos?  ¿Qué trazabilidad hay en la base de datos?

Reflexión: ¿Qué efectos tiene esto en nuestra lista de requisitos legales?

16)  Envío de alertas

¿Qué criterio sigue el proveedor si no sabe si nos interesa / afecta una disposición legal? ¿Cuán personalizadas son las alertas? ¿Recibimos alertas de PIMES si no lo somos? ¿Recibimos alertas de subvenciones de los sindicatos? ¿Nos envía el proveedor los borradores en estudio?

Reflexión: ¿Qué ocurre si no me llegan las alertas? (el problema puede ser mío o del proveedor) ¿Cuán fiable es el sistema? ¿Mi lista de requisitos legales es independiente de las alertas?

17)  Desavenencias

Si no estanos de acuerdo con la lista de los requisitos legales, ¿qué hacemos? ¿Procedimiento? ¿Quién da el brazo a torcer?

18)  Referencias y experiencia

Reflexión: en los sistemas verdaderamente personalizados es muy importante haber trabajado en otros centros del mismo sector, especialmente si la nuestra es una actividad muy compleja y/o muy específica, siendo "obligatorio” si el proveedor además va a realizar la evaluación del cumplimiento legal. Las interpretaciones están aquí a la orden del día.

Citamos algunas de las más relevantes: petroquímicas, refinerías, GIC (grandes instalaciones de combustión), incineración de residuos, SANDACH (subproductos animales no destinados a consumo humano) y gestores de residuos.

Más importante que la Empresa proveedora es que el consultor asignado al proyecto tenga esta experiencia y know-how, especialmente si el proveedor va a realizar la evaluación del cumplimiento legal.

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